MEJORES PRÁCTICAS PARA EL CIERRE CONTABLE-FISCAL

Termina un año mas, estamos en los primeros días y/o meses del ejercicio, iniciamos con el proceso de Cierre Contable, que aunque aún falta tiempo para presentar la Declaración Anual de las Personas Morales, no podemos esperar, y correr el riesgo errores, actos de fiscalización, créditos fiscales y pagos indebidos.

Contabilidad es la base fundamental para la determinación de las contribuciones, tal es así que cualquier cálculo o concepto fiscal tiene su equivalencia con uno contable, como por ejemplo, la propia utilidad o pérdida contable equivale a la utilidad o pérdida fiscal,  el costo de ventas contable con el costo de ventas fiscal, la depreciación de activos con la deducción de inversiones, el resultado por posición monetaria con el ajuste anual por Inflación, la cuenta de capital de aportación con el capital social, la cuenta de utilidad fiscal neta con el resultado de ejercicios anteriores.

Esto implica que que la contabilidad deba cumplir al pie de la letra con la normatividad contable, ser veraz y oportuna, haciéndose énfasis en el principio de oportunidad y no andar con prisas haciendo correcciones a última hora.

El encargado de cumplir con los impuestos debe saber que si la contabilidad es presentada incorrectamente o fuera de tiempo, se corre el riesgo de que la declaración se presente en el mismo sentido.

A continuación hago alguna recomendaciones que se deben de tomar en cuenta en el proceso de cierre contable, pensando en facilitar y cumplir con la declaración anual.

1. Es necesario que las operaciones de la Compañía, estén debidamente documentadas y evidenciadas; trátese de ingresos, como las ventas, prestación de servicios, arrendamiento o egresos como las compras, gastos, compra de activos, pago de nómina; además otras inherentes al objeto social como, la producción, inventarios, importaciones y exportaciones.
2. Todas las operaciones de ingresos, egresos y nómina, deberán de contar con el comprobante fiscal, con el complemento de recepción de pago y los demás que estén obligados conforme a las disposiciones fiscales.
3. Las operaciones de egresos sean estrictamente indispensables, exista la manera de demostrar la materialidad, razón de negocios y sustancia económica, para evitar que la Autoridad pudiera considerarlas como inexistentes y en consecuencia no deducibles.
4. Los registros contables deberán de cumplir con la normatividad contable, ya que la Ley establece, como uno de tantos requisitos para la deducibilidad de gastos, estar debidamente registrados en contabilidad, particularmente en el periodo al que corresponden.
5. Estén elaboradas las conciliaciones bancarias que es el medio a través del cual se puede asegurar que todas las operaciones fueron registradas, excepto aquellos en las que no hubo flujo de efectivo.
6. Los estados financieros deben de ser confiables, mostrar realmente la situación financiera, los resultados del ejercicio, variaciones en el capital y flujos de efectivo.
7. La balanza esté debidamente depurada y sin errores,  muestre la integración de todas las cuentas y que los saldos sean correctos; que no existan saldos de naturaleza contraria, cuentas incobrables o estimaciones no registradas; registrada la depreciación de activos; que el capital contable corresponda a sus aportaciones, reducciones de capital y los resultados de ejercicios anteriores.

La balanza muestre, específicamente, las cuentas por cobrar y por pagar, cuando se trate de una persona física, moral, sociedad civil, asociaciones civil, donataria, por separado, ya que su tratamiento fiscal será diferente, pudiera ser que no sean deducibles o no califiquen para el ajuste anual por inflación.

• Exista un documento que explique y que haga una interpretación de estados financieros, como las notas a los mismos, para que aclare posibles dudas a la persona que hará la declaración.
• Estén registrados correctamente los préstamos otorgados y recibidos con su debido contrato, intereses, ya sea devengados o pagados y al tipo de cambio que les corresponda.
• Las operaciones con partes relacionadas se identifiquen, se hayan realizado a valor de mercado, se registren por separado, y se cuente con la documentación e información que demuestre este hecho; se sugiere contratar la elaboración de un estudio de precios de transferencia.
• Se tenga un control y registro adecuado de los saldos a favor, pérdidas pendientes de amortizar, coeficientes de utilidad, que como datos históricos, serán necesarios.
• Que este registrado el costo se ventas conforme las normas de información financiera y las disposiciones fiscales, ya que pueden ser diferentes y es común que las empresas no lo determinan haciendo deducible, indebidamente, las compras.
• Los estados financieros, los ingresos, egresos y nómina coincidan con los registros en la base de datos del SAT, recabada a través de la emisión de comprobantes fiscales y las declaraciones informativas, con el propósito de evitar discrepancias, considerando que en la actualidad mucha información es precargada.
• Se tengan bien identificados aquellos conceptos que afectan positiva o negativamente en la declaración anual, como por ejemplo: partidas en conciliación, cuentas incobrables o impagables, saldos de naturaleza contraria, inventarios obsoletos, activos en desuso o totalmente depreciados, gastos devengados no pagados, anticipos a proveedores y de clientes, aportaciones para futuros aumentos de capital.
• Sean revisadas de manera particular, confirmar que cumplan con los requisitos y estén registrados correctamente, las partidas vulnerables que pudieran ser motivo de rechazo, como la previsión social, gastos de viaje y viáticos, obsequios, gastos de representación, gastos sobre activos parcialmente deducibles, honorarios asimilables a sueldos, pagos al extranjero, ingresos y gastos con partes relacionadas, adquisición de automóviles, gastos no deducibles.
• Se cuente con la documentación legal, como contratos, actas de asamblea, libros legales, títulos de acciones, con fecha cierta y que coincidan con los registros contables.
• Estén presentadas, correcta y oportunamente, todas las declaraciones de pagos provisionales, mensuales, retenciones, informativas de operaciones con terceros, operaciones relevantes, actividades vulnerables, ante el REPSE, SISUB e ICSOE, y que coincidan con los registros contables.

Conclusión:

Si la contabilidad, particularmente los estados financieros, y la información o documentación que sirvió como base para registrar las operaciones es incorrecta o incompleta, los papeles de trabajo y por ende la declaración anual del ISR se presentarán en el mismo sentido, ocasionando invitaciones, requerimientos, auditorías, créditos fiscales y hasta pagos indebidos afectando el patrimonio de los Contribuyentes.

La importancia de iniciar con este proceso al inicio del ejercicio es porque quizás en el mes de marzo sea demasiado tarde, sobre todo aquel trabajo que requiere apoyo externo, realizar trámites y correcciones, que seguramente no serán de un día para otro.

Sugiero auditar los estados financieros por un Contador Público y/o asesorarse profesionalmente.

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